Nachhaltig verändern. Verbessern. Lernen.

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26. Oktober 2022

23. #Blognacht von und mit Anna Koschinski. Einmal monatlich bietet Anna einen virtuellen Rahmen für Menschen, die schreiben wollen, meist an einem Blogartikel. Annas Impuls für die letzte Blognacht am 22.10.:  “So arbeite ich besonders nachhaltig”. Passte perfekt zu meinem geplanten Thema dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

Meine Meinung: Ich finde es nicht nachhaltig,

  • sich stetig über schlechte Abläufe im Job zu ärgern ohne es anzusprechen oder auf Leitungsebene etwas zu verändern
  • immer die gleichen “Fehler” zu machen und nicht daraus zu lernen
  • Abläufe nicht zu standardisieren und statt dessen regelmäßig das Gleiche zu bemängeln
  • immer die alten Wege und Gedanken zu gehen und zu denken, obwohl sie nicht zufriedenstellend und zielführend waren
  • über die Wünsche, Bedürfnisse und Ideen von Mitarbeiter*innen hinweg zu gehen und somit wichtige menschliche Ressourcen zu verschleißen

“Die Definition von Wahnsinn ist: immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten”

Albert Einstein

 

Nachhaltig ist aus meiner Sicht:

  • Teammitglieder zu stärken und ihre Bedürfnisse und Ideen wertschätzend einzubinden
  • dafür zu sorgen, dass Teammitglieder langfristig dem Unternehmen erhalten bleiben
  • aus Fehlern und Erfahrungen zu lernen
  • neue Gedanken zulassen und neue Wege in Erwägung ziehen
  • voneinander zu lernen, im Positiven wie im Negativen
  • Gelerntes verschriftlichen – Nachlesen statt Neudiskutieren bei Unsicherheiten

Diese Gedanken lassen sich sowohl auf die Arbeitswelt als auch auf persönliche Themen und Abläufe im Privaten übertragen. Mit meiner Arbeit möchte ich einen Nachhaltigkeitsgedanken im Sinne des Unternehmens, der Leitungskräfte und jedes Einzelnen im Team vermitteln. Dieser Gedanke ist eng verbunden mit dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

Es geht um die Entscheidung:

Möchtest du, dass alles bleibt wie es ist?

Oder lässt du dich auf neue Erfahrungen ein und bist bereit zu lernen?

 

Indem du die Situationen, die noch nicht reibungslos laufen, überprüfst, anpasst und veränderst.

Vermutungen, warum du immer wieder über die gleichen Themen sprichst und doch nichts veränderst:

  • Der Mensch ist ein Gewohnheitstier –  Veränderungen sind oft unangenehm, du weißt nicht was die Veränderung mit sich bringt – bleibt alles beim Alten, weißt du worüber du dich ärgern darfst.
  • Du besprichst Veränderungen und Verbesserungen, verlierst aber im Alltag die Umsetzung aus den Augen.
  • Du kennst die Zuständigkeiten und die Anwendungen von Veränderungs- und Verbesserungsprozessen noch nicht.
  • Du erwartest auf Anhieb eine große Veränderungen. Es sind aber meist viele kleine Schritte der Veränderung, die zum großen Ganzen führen. Mit viel Geduld und Ausdauer.

 

Ein Herzstück des Qualitätsmanagements: Der PDCA – Zyklus

 

 

 

Der Vorteil dieses Prozesses ist, er ist ein immerwährender ist. Ein Kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Nach der Planung und Durchführung einer Tätigkeit erfolgt die Überprüfung – ein Abgleichen inwiefern die Ergebnisse mit der vorherigen Planung übereinstimmen. Daraus wiederrum werden Maßnahmen abgeleitet, die zu einer Verbesserung führen sollen. Was schon im Begriff deutlich wird, ist das kontinuierliche Überarbeiten und Verbessern.

Aus meiner Sicht steht nicht der Aspekt des Optimierens um ein Optimieren willen an  erster Stelle, sondern ein Lernen.

 

Ein Lernen, das aus meiner Sicht, mehr möchte als einen Prozess zu verbessern. Die Auseinandersetzung mit dem PDCA-Zyklus im Team bietet einen Raum um voneinander zu lernen, gemeinsam mehr Ideen einzubringen als ein Einzelner. Sich als Team zusammen für verschiedene, das Team betreffende, Situationen einzusetzen. Eine Veränderung, die von einem Team hergeleitet wird, wird aus meiner Sicht deutlich besser mitgetragen, als Veränderungen, die von außen über ein Team gestülpt werden.

Durchführung des PDCA – Zyklus am Beispiel: Wocheneinkauf

In alltäglichen Situationen fällt uns häufig nicht mehr auf, dass wir den PDCA-Zyklus nutzen, es ist daher empfehlenswert, sich zur Übung vor Augen zu führen, wie “einfach” es uns in gewohnten Tätigkeiten gelingt diesen Prozess zu durchlaufen. Anschließend lassen sich diese Erfahrungen auf die Arbeitssituation und weniger gewohnte Tätigkeiten übertragen.

Plan:

Plane alle Details, alle Ressourcen (Zeit, Geld, Materialien,…)

Was ist zu kaufen? Wer kauft ein? Wie gelangst du zum Geschäft? In welchen Geschäften planst du zu kaufen? Welches Budget steht dir zur Verfügung? Welche Utensilien nimmst du mit (Tüten? Leergut?) Wieviel Zeit steht zur Verfügung?

DO:

Führe durch, setze deine Planung um. 

Führe den Einkauf durch.

Check:

Vergleiche das Ergebnis mit deinem ursprünglichen Plan. Wo fallen dir Abweichungen auf? Wo sind Nachbesserungen, Anpassungen nötig? Verhandlungen mit Mitmenschen? Schreibe dir genau diese Ideen direkt auf, sie geraten sonst zu schnell in Vergessenheit!

Hast du alles beim Einkauf bekommen? Haben Zeit und Geld gereicht? Hattest du ausreichend Verpackungsmaterial dabei?

Act:

Was hat in der Umsetzung gut funktioniert und kann für Folgeaktivitäten beibehalten (standardisiert) werden? Was hat hingegen nicht gut geklappt und sollte von dir überarbeitet werden? Welche Maßnahmen leitest du aus deinen Erfahrungen ab?

War die Zeit nicht ausreichend? Warum? Feierabendverkehr? Auf welche Zeit kann der Einkauf beim nächsten Mal verlegt werden? Kannst du zu dieser Zeit selber nicht einkaufen und benötigst einen anderen Tag oder kann dein Partner den Einkauf übernehmen?Hast du alles, was geplant war, bekommen? Wenn nein, welche Läden eignen sich besser? Schlechte Parkplatzsituation: wirst du nächstes Mal die Bahn oder das Rad nehmen oder einen anderen Laden mit ausreichend Parkplätzen aufsuchen?

An dieser Stelle beginnt ein neuer PDCA-Zyklus und der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist eingeleitet.

Meine Empfehlung für dich:

  • Nimm dir eine alltägliche Aufgabe vor und gehe nach dem PDCA-Zyklus vor. Überprüfe wie du jetzt schon täglich nach dem PDCA-Zyklus arbeitest! Sortiere und reflektiere! (Kochen/ Kinder ins Bett bringen/Hausaufgabensituation/ Urlaubsvorbereitungen/ Feier organisieren/…) Je öfter wir die Tätigkeiten durchführen, desto mehr Übung haben wir auch im anschließenden Überprüfen und Verbessern. Bei Aufgaben, die nur sehr selten und unregelmäßig vorkommen, kann es schon herausfordernder sein. Hier ist dann besonders wichtig, bei Check und Act schriftlich Standards oder Ideen zu notieren, wenn du langfristig etwas lernen und verändern möchtest!
  • Mache dir eine Liste mit Aufgaben, die du gerne verbessern wollen würdest z.B. auch im Job. (Führung von Teamsitzungen/ Führen von Mitarbeiter*innengespräche/ Bestellungen/ Dokumentation/…)
  • Wähle eine konkrete Aufgabe und gehe Schritt für Schritt nach dem PDCA-Zyklus vor. Sollten mehrere Personen beteiligt sein, macht es Sinn den PDCA-Zyklus mit allen Beteiligten zu erarbeiten.

Ich wünsche dir viel Freude beim Ausprobieren und Lernen.

Im nächsten Blogartikel wird es dann noch weiter um die Vertiefung der Anwendung gehen.

Achte (auf) deine Ressourcen und die deines Teams,

Isabel.

 

Möchtest du mehr über mögliche Veränderungs- und Verbesserungsprozesse in deinem Unternehmen erfahren?

Zum Beispiel mit deinem Team erste Bausteine des Qualitätsmanagements umsetzen? Gerne berate ich dich dazu und begleite dein Team Schritt für Schritt. Ich freue mich über ein persönliches Gespräch mit dir. Schreib mir gerne: arensressource@gmail.com 

 

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Blog-Aussicht

02.11. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) – Praktische Anwendungsbeispiele