30. November 2022

Dankbarkeit.

Weihnachten – häufig die Zeit schlechthin, in der wir uns daran erinnern auch mal wieder danke zu sagen, zum Beispiel dem eigenen Team.

Danke, an Weihnachten und in Todesanzeigen. Das sind die Zeiten, zu denen mir besonders auffällt, wie sehr das DANKE und die Erinnerung an gute Zeiten in den Mittelpunkt gerückt werden. Aber ist das nicht ein bisschen wenig?

Todessanzeigen haben mich schon immer gerührt. Ich kann mich daran erinnern, dass ich in meiner Jugendzeit fasziniert die Texte aufgesogen habe, beeindruckt von den emotionalen Worten, meist den einzigen sentimentalen Zeilen einer Tageszeitung. Später mischte sich der Gedanke dazu: Und wusste das der Mensch, dem da gedankt wurde, auch zu Lebzeiten wie wichtig und geachtet er war? All die gut gemeinten Worte und die darin enthaltende Wertschätzung für den Verstorbenen? Sind Traueranzeigen die Möglichkeit für Hinterbliebene etwas nachzuholen, was zu Lebzeiten verpasst wurde oder woran gespart wurde? In der Familie, im Freundeskreis, aber auch in Unternehmen?

Wie oft sagst du deinem Team DANKE?

DANKE kostet wenige Worte. Kaum Zeit.

DANKE bewirkt, dass sich dein Gegenüber gesehen fühlt. DANKE gibt ein gutes Gefühl. Bindet Menschen und gibt das Gefühl wichtig, geachtet, wertgeschätzt zu sein.

DANKBARKEIT ist eine Haltung.

DANKBARKEIT ist ein WERT.

Wie lebst du diese Haltung in Verbindung mit deinem Team?

Wie zeigst du z.B. dein Danke an Weihnachten?

„Die 5 Sprachen der Mitarbeitermotivation“

„Warum ist es am Arbeitsplatz so ungeheuer wichtig, dass man sich anerkannt fühlt? Weil jeder von uns die Gewissheit haben will, dass das, was er tut, auch eine Bedeutung hat. Wer nicht das Gefühl hat, von Vorgesetzten oder Kollegen wertgeschätzt zu werden, wird sich bald wie eine Maschine oder ein Gebrauchsgut vorkommen. Wenn niemand bemerkt, wie sehr ein Mitarbeiter sich für das Unternehmen einsetzt, schwindet dessen Motivation mit der Zeit“ (Gary Chapmann)

Ich bin vor einiger Zeit in Vorbereitung auf ein Seminar zum Thema Teamentwicklung auf ein tolles Buch gestoßen, dass ich dir gerne vorstellen möchte. „Die 5 Sprachen der Mitarbeitermotivation“ von Dr. Gary Chapmann (unbezahlte Werbung)

In diesem Buch behandelt Chapmann das Thema Motivation unter dem Aspekt, was den Mitarbeiter wirklich motiviert. Er unterteilt die Faktoren, die aus seiner Sicht zu einer besseren Motivation der Mitarbeiter*innen führen, in die Bereiche: Lob und Anerkennung/ Geschenke/ sich Zeit nehmen/ Hilfsbereitschaft/ Körperkontakt. Wertschätzung, die den Teammitgliedern durch diese „Sprachen“ zuteil wird, motivieren sie. Besonders interessant: nicht Jede*r ist über die gleiche Sprache zu motivieren. Es gilt also herauszufinden, welches Teammitglied über welche Sprache am besten zu erreichen ist, denn im Umkehrschluss bedeutet es, dass gut gemeinte Geschenke oder Zeit nicht zu einer Motivation führen, wenn das Teammitglied am besten über Lob und Anerkennung zu motivieren ist.

Das Buch beinhaltet wunderbare Fragen zur Selbstreflexion, Anleitungen für die Praxis und interessante Erkenntnisse.

„Der wichtigste Einflussfaktor auf die Zufriedenheit im Beruf ist nicht die Bezahlung, sondern die Anerkennung und Wertschätzung, die der Betreffende am Arbeitsplatz erfährt.“

(Gary Chapmann)

 

Die verschiedenen Sprachen lassen sich nicht alle gleich gut auf das Schenken zu Weihnachten übertragen, dennoch lohnt es sich die Sprachen zu betrachten. Ich stelle dir, aus meiner Sicht, einige interessante Merkmale der jeweiligen Sprache vor und im Anschluss einige Ideen für die Anwendung z.B. zu Weihnachten.

1.Sprache der Wertschätzung: Lob und Anerkennung.

  • vermittle durch Worte eine positive Botschaft
  • um effektiv zu motivieren und wertzuschätzen sollten deine Äußerungen konkret sein
  • Wertschätzung von Charaktereigenschaften und nicht (ausschließlich) für Leistungen
  • Rahmen: im 4 Augengespräch oder in der Gruppe, geschrieben oder gesprochen (ein sehr sensibler Bereich! Du solltest dir vorab darüber im Klaren sein, wie die Anerkennung bei der Person am besten ankommt, sonst wird das gut gemeinte Lob vor den Augen aller im Team nicht zur Wertschätzung, sondern zur peinlichen Tortur für den Einzelnen)

2.Sprache der Wertschätzung: sich Zeit nehmen.

  • schenke deine ungeteilte Aufmerksamkeit
  • schaffe als Führungskraft einen geschützten Rahmen für ein Gespräch, in dem über Erfolge, Ideen und Frustration gesprochen werden darf
  • Empathisches Zuhören: höre zu und v.a. nimm auch die Emotionen wahr und schätze sie wert, versuche dein Teammitglied wirklich zu verstehen
  • Rahmen: Mittagessen, Spaziergang in der Mittagspause, gelegentliche Anrufe, nach Feierabend zusammen ausgehen

3.Sprache der Wertschätzung: Hilfsbereitschaft.

  • zeige, dass die Teammitglieder auf deine Hilfe zählen können.
  • erfrage, ob sie Hilfe möchten
  • Hilfsbereitschaft sollte freiwillig sein
  • „Kann ich etwas für dich tun, das dir die Arbeit erleichtern würde?“

4.Sprache der Wertschätzung: Geschenke.

  • sollten weder auf den letzten Drücker eingekauft werden, noch gedankenlos sein
  • eine Liste mit Informationen über die Mitarbeiter*innen helfen Geschenke zielgerichtet und wertschätzend zu besorgen (Lieblingsrestaurant/ Lieblingsmusiker/ bevorzugte Events/ Hobbys/….)

5.Sprache der Wertschätzung: Körperkontakt.

  • aufgrund der Vielschichtigkeit und des sensiblen Themas nur einige Beispiele für möglichen wertschätzenden Körperkontakt:
  • high five, auf Schulter und Rücken klopfen, Umarmen 
  • hier gilt wieder besonders: nicht Jede*r ist über die gleiche Sprache motivierbar

Die 5 Sprachen der Dankbarkeit zu Weihnachten

 

  1. Lob und Anerkennung: Schreibe wertschätzende, persönliche Karten mit Botschaften, die nicht nur formell das DANKE formulieren, sondern auch gleichzeitig motivieren, indem sich deine Mitarbeiter*innen wertgeschätzt und gesehen fühlen. Vielleicht gibt es Teammitglieder, für die diese Karte mit deinen wohlgewählten Worten, deutlich mehr Gewichtung, Freude und Motivation schenken, als das physische Präsent.
  2. Sich Zeit nehmen: bewusst vor der Weihnachtszeit in den Austausch kommen, das Jahr gemeinsam Revue passieren lassen. Deinen Mitarbeiter sehen, ihm aktiv zuhören. Ich persönlich finde diese Gespräche nicht nur für Mitarbeiter*innen motivierend, sondern sie können ggf. der Führungskraft schon einen Eindruck gewähren, wo sich das Teammitglied gerade gedanklich befindet: sitzt es noch motiviert im Boot? Gibt es Sorgen des Teammitglieds, die von dir als Führungskraft beachtet werden dürfen und ggf. dazu führen, dass Veränderungsprozesse anstoßen werden sollten? Sich Zeit nehmen, kann aber auch das Weihnachtsessen oder eine ähnliche Aktion sein, zu dem ggf. auch Führungskräfte und Geschäftsführungen dazu treffen, die sich bewusst Zeit nehmen für ihre Teams.
  3. Hilfsbereitschaft: Erfrage, wenn du es nicht eh in deinen Mitarbeitergesprächen tust, wo dein Team und jede*r Einzelne deine Unterstützung braucht. Das kann ganz konkret in deinem Unternehmen sein, aber auch außerhalb, wo das Team von deinem Netzwerk als Führungskraft profitieren darf (Kontakte/ Ideen/ Links…es können ganz niederschwellige Angebote sein. Für einen Mitarbeiter, der besonders mit dieser Sprache motivierbar ist, ist aber deine Hilfestellung vielleicht der wichtigste Teil deines Weihnachtsgeschenks.) Arbeitsplatz am Feierabend für den Kollegen aufräumen, vorarbeiten, wenn man selber eher frei hat.
  4. Geschenke: Die oben erwähnte Liste von Vorlieben deiner Teammitglieder, die individuell auf dein Unternehmen zu übertragen und bei deinen Mitarbeiter*innen zu erfragen ist, macht das Suchen von Geschenken vor Weihnachten einfacher und das Gefühl, das Richtige zu besorgen erspart zusätzlich ein Fischen im Trüben.
  5. Körperkontakt: halte es an Weihnachten so, wie an den übrigen Tagen. Authentisch. Für dich UND dein Gegenüber stimmig.

 

Ich wünsche dir und deinem Team eine dankbare, besinnliche Adventszeit.

Eine DANKBARKEIT, die über die Weihnachtszeit hinaus ragt.

Eine DANKBARKEIT, die zu einer Haltung im Alltag wird.

 

DANKE, dass du meinen Artikel gelesen hast.

DANKE für deine bisherigen Ideen, Anregungen und Rückmeldungen, ich habe mich über jede einzelne Nachricht sehr gefreut.

Achte (auf) deine Ressourcen und die deines Teams,

Isabel

 

Möchtest du deinem Team auf eine nachhaltige und persönliche Art DANKE sagen?

Schau dich gerne auf meiner Website um, ich biete bis zum 24. Dezember wöchentlich neue Weihnachtsspezials an, diese sind limitiert in Dauer und Menge. „Workshops“

Möchtest du mehr über Mitarbeitermotivation in deinem Unternehmen erfahren? Ich berate dich gerne zu diesem Thema und den Möglichkeiten deiner individuellen internen Personalentwicklung.

Gerne berate ich dich dazu und begleite dein Team Schritt für Schritt. Ich freue mich über ein persönliches Gespräch mit dir. Schreib mir gerne: arensressource@gmail.com 

 

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Blog-Aussicht

07. Dezember 2022 Corporate Identity – nur Außen oder auch im Inneren?

 

23. November 2022

Was hast du dir aus meinem letzten Blogartikel gedanklich mitgenommen?

  • Gab es Gelegenheiten, dich mit deinen Geheimnissen einem anderen Menschen anzuvertrauen? Privat oder im Beruf?
  • Hat ein Teammitglied oder Freund dich um ein ehrliches Feedback gebeten?
  • Konntest du ihm helfen, seinen öffentlichen Bereich zu vergrößern?

Die Idee des Kommunikationsmodells ist die Annäherung zwischen Selbst- und Fremdbild. Den Öffentlichen Bereich möglichst zu vergrößern, indem du dich selbst offenbarst und von deinem geheimen Bereich mitteilst. Du vergrößerst ihn aber auch durch die Rückmeldung von Anderen, die dir Informationen geben, die dir bisher unbekannt sind, indem dein Bereich des „blinden Flecks“ verkleinert wird.

Meine Empfehlungen für dich:

  • lade deine Mitmenschen dazu ein, dir Feedback zu geben. Das kann z.B. in Form einer Umfrage zu bestimmten Fragen passieren („Was sind aus deiner Sicht meine Fähigkeiten?“/ „Was schätzt du an mir?“) oder in einem persönlichen Gespräch.
  • Bei nahestehenden Menschen lohnt, wenn sie es nicht eh tun, auch die Frage nach kritischen Rückmeldung. 
  • Frag Menschen in deinem Umfeld, ob sie eine Rückmeldung von dir haben möchten. Das kann ein positives Feedback sein, über das sich auch dein Gegenüber vermutlich freuen wird. Es kann aber auch eine Information sein, die eher einen kritischen Aspekt beinhaltet. Erinnere dich an das Beispiel mit dem Fleck auf der Hose im letzten Blogbeitrag. „Das Johari-Fenster“ – Über blinde Flecke und ehrlichen Umgang im Team Mich hat kürzlich eine Freundin darauf aufmerksam gemacht, dass ich neuerdings immer ein bestimmtes Wort als Füllwort mit einbaue. Ist mir selber nicht aufgefallen – „blinder Fleck“ eben. Jetzt kann ich dagegen wirken und bemerke nun wie oft ich es einsetze. Danke Vera.
  • Eine schöne Übung zum Thema „positives Feedback“ sind die 3 Fragen von Curse 3 Fragen, die sofort deine Beziehung verbessern – Meditation, Coaching & Life / Der Podcast mit Michael „Curse“ Kurth

Wie wohltuend ist es wertschätzende Rückmeldungen zu erhalten???

Ist dir schon mal aufgefallen, was passiert, wenn du deinem Gegenüber ein positives Feedback gibst? – Neben der gesellschaftlich tolerierten Art, wie man sich heimlich in sich hinein freut, wenn wir ein Lob bekommen? Das Gesehenwerden? Das Leuchten in den Augen? Ein Ballast der scheinbar von den Schultern fällt? Die Erleichterung und die plötzlich eintretende Offenheit des Anderen? Feedbacks, die den, der sie wertschätzend erhält, innerlich wachsen und lachen lassen und ganz nebenbei die Beziehung zum Feedback-Geber verdichten?

Offenheit. Nähe. Weniger Kampf. Zu sich stehen. Authentizität.

Tschüss „Blinder Fleck“  – Willkommen im Öffentlichen Bereich: „Mir bekannt“ und „den Anderen bekannt“.

Den geheimen Bereich öffnen und verkleinern…

Meine Empfehlungen auch hier, tue was dir gut tut. Aber spüre auch, wo diese geheimen Bereiche dich einschränken.

  • Wenn du verheimlichst, dass du z.B. eine Wissenslücke hast und du denkst es werde von dir erwartet, dass du dieses Wissen hast…du kannst so tun als ob, es für dich behalten und ne Show machen. Wahnsinnig anstrengend. Wenn du dazu stehst bist du nahbar. Da kann dir dein Gegenüber eine Antwort geben und vermutlich von dir „lernen“ sich ebenfalls zu öffnen und die Maske ablegen.

Wieviel mehr Nähe käme auf?

 

  • Wenn du dein Gegenüber nicht an deinen familiären Sorgen teilhaben lässt, aus Angst nicht verstanden zu werden und du dich weiter zurück ziehst….wie soll da Verständnis in dein Leben einziehen, wenn du dich nicht zeigst mit deinen Themen? Wenn du diese grauen traurigen Geheimnisse mitteilst, Stück für Stück dich heran tastest…

Wieviel mehr Verständnis wäre möglich?

 

  • Wenn du als Leitung deine Unsicherheit benennen würdest, deine Sorge nicht zu genügen, deine Angst nicht alles zu schaffen, dich übernommen zu haben, wie soll da ein Miteinander entstehen? Wenn du dich aber zeigst mit dem was dich bewegt und du Hilfe in deinem Team erfragst…

Wieviel mehr Gemeinschaft wäre da möglich?

 

All diese Beispiele bieten die Möglichkeit der Begegnung im „öffentlichen Bereich“. Dort wo sich im Johari-Fenster „mir bekannt“ und „anderen bekannt“  treffen – Mach´s gut Geheimnis.

Dort wo wir über die gleichen Dinge sprechen können. Wir ähnliche Informationen haben und das Thema beleuchten können. Für Lösungen. Hilfe. Unterstützung. Aufdecken von Missverständnissen. Verständnis. Mit-teilen. Gemeinschaft. Vertrauen.

 

Achte (auf) deine Ressourcen und die deines Teams,

Isabel

 

Möchtest du mehr über hilfreiche gesunde Kommunikation in deinem Unternehmen erfahren? Schau dir gerne dazu meinen  Workshop_Kommunikation an.

Gerne berate ich dich dazu und begleite dein Team Schritt für Schritt. Ich freue mich über ein persönliches Gespräch mit dir. Schreib mir gerne: arensressource@gmail.com 

 

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Blog-Aussicht

30.11. Zeit für DANKE – An Weihnachten und zum Tod.

16.11.2022

Jeder von uns hat Geheimnisse…

Erfahrungen, Ansichten und Eigenschaften, die er oder sie für sich behalten möchte. Oft auch verständlicherweise. Denn auch das haben viele von uns: die Erfahrung gemacht, wie auf eben diese Geheimnisse reagiert wurde. Mit Ablehnung. Beurteilung. Mobbing. Ausgrenzung. Schweigen. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Manchmal ist es auch einfach die Angst vor ungeahnten Reaktionen, auf das sich-so-zeigen-wie-man-ist.

Es gibt also gute Gründe den geheimen Bereich auch weiterhin zu schützen. Diesen geheimen Bereich hat Jede*r von uns. Er ist nur dir bekannt und anderen unbekannt und es kostet an der ein oder anderen Stelle viel Anstrengung diese Geheimnisse auch zu bewahren, damit sie deinem Umfeld auch weiterhin unbekannt bleiben.

Es gibt Teams, in denen es das ein oder andere Geheimnis gibt…

  • eine Kollegin, die häusliche Gewalt erlebt und aus Scham nicht darüber redet….
  • ein*e Mitarbeiter*in die bemerkt, dass der Job sie nicht erfüllt, sie sich aber keine Veränderung zutraut, weil sie alleinerziehend ist und denkt sie müsse durchhalten….
  • ein Teammitglied, das mit Neid auf das Familienleben der Anderen schaut und aus Trauer nicht von eigenen Wünschen spricht und sich stattdessen weiter in die Einsamkeit im Privatleben zurückzieht…
  • Ein Kollege, der trotz langjähriger Erfahrung immer noch Unsicherheiten im Umgang mit Kunden erlebt und nicht darüber spricht…
  • eine Leitungskraft, die versucht ihre Nervosität zu überspielen und an ihren Fähigkeiten zweifelt…

Was bedeuten Geheimnisse für Teams?

Was in Teams alles verheimlicht werden kann, ist eine Menge. Und es ist an vielen Stellen in Ordnung, denn es ist die Arbeit und nicht das Privatleben. Aber es schwappen doch auch ungesagte Informationen rüber ins Team. Mal mehr mal weniger.

Darüber müssen wir uns im Klaren sein: Wir sprechen von Geheimnissen, denn die (gesamte) Geschichte des geheimen Bereichs unseres Gegenübers ist uns nicht bekannt. Jedoch: Die Anstrengung, Unsicherheit, Trauer, etc. bei unserem Gegenüber, das geheim hält, empfinden die meisten dennoch.

Aus meiner Sicht, ist gerade die Irritation, die durch das Empfinden von Ungereimtheit aufgrund von Verheimlichen eine Ursache für Missverständnisse, immer in Abhängigkeit von der Art des Geheimnisses.

Ein Hinweis: Ich benenne gleich die Vorteile, was daraus entstehen kann, wenn der geheime Bereich größer wird. Ich sage auf keinen Fall: öffne dich und gebe alles preis. In manchen Bereichen ist ein Verschweigen bestimmt auch sinnvoll. Das kann nur Jede*r für sich erkennen und erfühlen.

Das Johari-Fenster

Joseph Luft und Harry Ingham (Sozialpsychologen; 1955)

Ein Kommunikationsmodell, dem die Theorie zugrunde liegt, dass die zwischenmenschliche Kommunikation einfacher und besser wird, wenn Selbstbild und Fremdbild sich annähern, der öffentliche Bereich größer wird und sowohl dem Anderen als auch dir, die gleichen Dinge bekannt sind.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Den geheimen Bereich verkleinern durch Selbstoffenbarung (Anderen mitteilen, was sie noch nicht über dich wissen, dem Thema angemessen und entsprechend)
  • Durch Feedback den Blinden Fleck des Gegenübers verkleinern.

„Das Zusammenleben und die Zusammenarbeit von mehreren Personen funktioniert umso besser, je mehr sie voneinander wissen. Dabei können sowohl positive Effekte für den Einzelnen als auch für die gesamte Gruppe beobachtet werden.“
(Luft und Ingham)

 

 

Den geheimen Bereich verkleinern – den öffentlichen Bereich vergrößern – durch Selbstoffenbarung

Warum macht das Sinn?

Vorteile für den Einzelnen:
• die innere Anspannung wird geringer
• es wird weniger Energie darauf verwendet, etwas geheim zu halten
• Angst vor Entdeckung fällt weg

Vorteile für das Team:
• das Handeln der Person wird transparenter
• das gegenseitige Verständnis wird erhöht/ Rücksichtnahme auf Eigenarten kann erfolgen
• die Qualität der Beziehungen verbessert sich
• Gruppen lernen sich schneller kennen, wenn der öffentliche Bereich aktiv vergrößert wird
• ein WIR-Gefühl wird geschaffen
• ggf. kann eine offenere Fehlerkultur entstehen

Die Bereiche des Johari Fensters sind dynamisch und nicht statisch. Um eine optimale Kommunikation zu erschaffen, sollte der Bereich der öffentlichen Person möglichst vergrößert werden und sich alle anderen Bereiche möglichst verkleinern.

Ich mag die Vorstellung, dass es die Möglichkeit gibt in Teams, diese geheimen Bereiche zu verkleinern und einen wertschätzenden, achtsamen Umgang damit zu pflegen. Das Team hat hier die Möglichkeit jede Menge zu erfahren, was bisher unter der Eisschicht verborgen lag. Lies gerne nochmal in meinem Blogartikel vom 09. November.„Wie geht es dir?“ – Möchtest du es wirklich wissen???

Der Blinde Fleck: mir unbekannt – anderen bekannt.

Der Bereich, in dem andere etwas von dir wissen, was dir selber nicht bekannt ist.

Was das sein kann: Angewohnheiten, Gesten oder Redewendungen, die du selber nicht bemerkst. Mimik. Ticks.

Wie geht es dir damit, wenn Andere dich auf deine blinden Flecke aufmerksam machen? Bist du irritiert? Gekränkt? Dankbar?

Ich kenne alle Reaktionen. Es kommt auf das WIE an. Wenn es dem Anderen bewusst ist, dass es mein blinder Fleck ist und er mir seine Beobachtung ohne Wertung mitteilt, bin ich einfach dankbar. Dankbar deshalb, weil ich nun aktiv gegensteuern kann, wenn ich es möchte und für sinnvoll erachte. Und im Übrigen geht es bei blinden Flecken nicht nur um negative Eigenschaften. Auch positive Dinge sind dir vielleicht nicht immer bewusst, Anderen hingegen sehr. Erinnere dich mal an das letzte Kompliment, das du unerwartet erhalten hast…haben da Fremd- und Selbstbild übereingestimmt?

Der Fleck auf deiner Hose.

Es fühlt sich ungefähr so als, als würdest du darauf hingewiesen, dass du auf deiner hellen Hose hinten einen Fleck hast. Unangenehm es gesagt zu bekommen, aber ist ja Fakt. Gut, dass du jetzt den Mantel drüber hängen kannst oder dich schnell umziehen kannst. Der Andere hat dir die Möglichkeit gegeben frei zu handeln.  Kann der Andere ja nichts dafür, dass da der Fleck ist.

Den Blinden Fleck verkleinern – den öffentlichen Bereich vergrößern – durch Feedback

Warum macht das Sinn?

Feedback durch Andere einholen „Was nehmen die Anderen an dir wahr?“

Negatives Feedback: an Schwächen kannst du nun gezielt gearbeitet.

Positives Feedback: Kennst du alle deine guten Eigenschaften schon? Diese gezielt einzusetzen und sich v.a. auch darüber freuen zu können ist ein positiver Nebeneffekt.

 

 

In der nächsten Woche geht es weiter mit dem Johari-Fenster und den Einsatzmöglichkeiten, Vorteilen und Empfehlungen.

Achte (auf) deine Ressourcen und die deines Teams,

Isabel

 

Möchtest du mehr über hilfreiche gesunde Kommunikation in deinem Unternehmen erfahren?

Zum Beispiel mit deinem Team erste Bausteine des Qualitätsmanagements umsetzen? Gerne berate ich dich dazu und begleite dein Team Schritt für Schritt. Ich freue mich über ein persönliches Gespräch mit dir. Schreib mir gerne: arensressource@gmail.com 

 

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Am 21.11. erscheint mein nächster Newsletter, diesmal u.a. mit den Auswertungen meiner Umfragen.

 

Blog-Aussicht

23.11. „Das Johari-Fenster“ – Was passiert, wenn du es anwendest?

 

02. November 2022

Fortsetzung des Themas:

Veränderungsmanagement.

Veränderungen…

  • leiten wir aus unseren Erfahrungen ab.
  • sollten transparent gestaltet werden, damit alle daran Beteiligten die Schritte verstehen und nicht im Verlauf des Prozesses gedanklich verloren gehen.
  • sind nicht statisch, sondern durch ein kontinuierliches Anpassen auf neue Situationen und Gegebenheiten, einem stetigen Veränderungsprozess unterworfen. Einem Zyklus. Einem immerwährenden Kreislauf.

Im vergangenen Blogartikel habe ich den PDCA-Zyklus anhand eines sehr einfachen, praktischen Beispiels dem Wocheneinkauf vorstellt. Falls du ihn noch mal nachlesen möchtest, hier der Link dazu Nachhaltig verändern. Verbessern. Lernen.

Durchführung des PDCA – Zyklus am Beispiel: Teamsitzung effektiv gestalten

Plan:

Plane alle Details, alle Ressourcen (Zeit, Geld, Materialien, Personen, Raum,…)

  • Wieviel Zeit steht zur Verfügung? Insgesamt/ für die einzelnen Themen?
  • Wer nimmt teil?
  • Wie sind Aufgaben verteilt: Zeitwächter/ Protokollant/ Moderator/ Stellvertreter?
  • Wie wird dokumentiert? Welche Formulare werden benötigt?  Was ist der Nutzen der Dokumentation?
  • Welche Themen werden besprochen? Welche Themen aus der vorherigen Sitzung werden nachbearbeitet? Wie ist der Umgang mit Themenspeicher/ Zwischenfragen/ Entscheidungen…

DO:

Führe durch, setze deine Planung um. 

  • Führe die Teamsitzung durch.

Check:

Vergleiche das Ergebnis mit deinem ursprünglichen Plan. Wo fallen dir Abweichungen auf? Wo sind Nachbesserungen, Anpassungen nötig? Verhandlungen mit Mitmenschen? Schreibe dir genau diese Ideen direkt auf, sie geraten sonst zu schnell in Vergessenheit!

  • Hat die Zeit gereicht? Bleiben wieder die gleichen Themen unbesprochen und nicht geklärt/ entschieden?
  • Waren alle eingeplanten Teammitglieder anwesend?
  • Konnte pünktlich begonnen und beendet werden?
  • Hat es Störfaktoren gegeben?
  • Hat die Doku geklappt?
  • Zeitverzögerungen durch nicht geklärte Verteilung der Verantwortlichkeiten?
  • Raum adäquat?

Act:

Was hat in der Umsetzung gut funktioniert und kann für Folgeaktivitäten beibehalten (standardisiert) werden? Was hat hingegen nicht gut geklappt und sollte von dir überarbeitet werden? Welche Maßnahmen leitest du aus deinen Erfahrungen ab?

  • Anpassung der Zeit, damit alle pünktlich teilnehmen können.
  • Verteilung der Verantwortlichkeiten.
  • Anpassung des Formulars für die Dokumentation?
  • Umgang mit Themenspeicher/ Zwischenfragen und Entscheidungen klären und transparent mitteilen.
  • Wie können Störfaktoren vermieden werden? Verschriftlichen von Veränderungen.

Leite aus deinen Erfahrungen und Beobachtungen im Team, neue Plans ab, passe an und erprobe die Veränderungen in der nächsten Teamsitzung. Der kontinuierliche Veränderungsprozess ist wie schon erwähnt ein immerwährender. Es besteht immer die Möglichkeit wieder anzupassen. Jede Veränderung von außen erfordert offensichtlich eine Anpassung (Raumgröße nicht mehr ausreichend, da zwei neue Kollegen) aber auch bei vermeintlich gleichen Rahmenbedingungen darf optimiert werden. Das Wissen darum hält den Blick offen für neue Ideen und Verbesserungsmöglichkeiten.

 

Nimm dein Team mit ins Boot der Entscheidungsfindung,

wenn du langfristig nicht alleine rudern möchtest.

 

 

Veränderungsprozesse im Team.

Du hast als Führungskraft die Möglichkeit Verbesserungen alleine anzustoßen und deinem Team deine Ideen und Maßnahmen vorzugeben. Nachhaltiger und langfristig gesünder für alle Beteiligten ist meiner Meinung nach die Entwicklung und Umsetzung im Team.

Ich habe selber in vielen Situationen erlebt, wie es sich anfühlt, wenn mir eine Entscheidung vorgesetzt wird, die mich und mein Arbeiten direkt betrifft und wo ich nicht zu meiner Meinung gefragt worden bin. Das kann jede Führungskraft so machen. Das ist ihr Recht. Aber bringt es langfristig Erfolg?

Am Beispiel Lena.

Ich erzähle dir von einer Situation, die mir eine Freundin vor zwei Wochen schilderte. Ich nenne sie hier Lena. Lena ist 43 Jahre, eine sehr gut qualifizierte Therapeutin. Sie arbeitet seit einem Jahr in einer Praxis, hat 3 Chefinnen, die sich ursprünglich bewusst für eine persönlich geführte Praxis entschieden haben, denen es im Kern darum geht, dass es den Mitarbeiter*innen gut geht. Jetzt hat das letzte Jahr aber nicht die finanziellen Gewinne abgeworfen, die sie sich erhofft haben. Aus Gründen der Anonymität gehe ich nicht weiter auf den Beruf ein, es sei so viel verraten, es geht der Praxis finanziell gut, nur eben nicht sehr gut.

Fakt ist, die Chefinnen möchten eine Veränderung mit dem Ziel: mehr Gewinn.

Jetzt gibt es zwei, vielleicht sogar mehr, Möglichkeiten.

a) die Chefinnen entwickeln Ideen im Team.

b) die Chefinnen entwickeln ihre eigenen Ideen mit einem externen Berater und geben die Ideen als Vorgabe an ihr Team weiter.

Horche mal kurz in dich hinein, wie sich die beiden Möglichkeiten für dich anfühlen…

Trommelwirbel:

die Chefinnen entschieden sich für Möglichkeit b) und offenbarten ihren Mitarbeiter*innen folgende Entscheidungen: Aufgabenumverteilungen. Mehr Patienten. Kürzere Patientenzeiten. Weniger Zeit für Berichte. Belohnungssystem, das niemanden motiviert.

 

Mit welchem Ergebnis?

Schock bei Lena und ihren Kolleg*innen.

 

Ungläubigkeit ob der Ideen. Fassungslosigkeit. Ärger und Wut nicht gefragt worden zu sein. Gefühl der Ungerechtigkeit. Gedanken: „Wie soll ich so einen Tag mit so vielen Patienten gesund überstehen?“, “ Das ist doch nicht mehr qualitativ hochwertige Arbeit“, „Warum nehmen die mir Aufgaben weg, die ich gerne gemacht habe, nur um zu optimieren?“ Das Gefühl, es zählt die Meinung der Mitarbeiter*innen nicht, sondern nur der Profit. Erste Gedanken an Jobwechsel stehen im Raum.

Ich bemängele nicht, dass sich in diesen Zeiten alle Gedanken machen müssen, wie sie ihr Geld erwirtschaften und das auch im Gesundheitswesen. Es darf auch gerne um Profit gehen.

Ich frage mich nur: warum geschieht das ÄNDERN nicht im Team?

 

Was wäre bei der Möglichkeit a) vermutlich passiert, wenn das Team einbezogen worden wäre?

  • Das Team wäre durch den Prozess noch mehr zusammen gerückt. Es hätte Wertschätzung erfahren, an wichtigen Veränderungen beteiligt zu sein.
  • Es hätte eventuell mehr, aber zumindest andere Ideen entwickelt als 3 Chefinnen und ein externer Berater.
  • Es hätte Bedenken und Sorgen direkt benennen können.
  • Das Team hätte ein Belohnungssystem mit Anreizen die auch attraktiv sind entwickelt.
  • Das Team samt Chefinnen wäre im Austausch und im Verhandeln miteinander gewesen.
  • Eine erfolgreiche Lösung würde von allen Mitarbeiter*innen besser mitgetragen werden, da sie an dem Prozess der Veränderung beteiligt waren.
  • Die gemeinsame Veränderung würde bei Erfolg sogar zu einer stärkeren Bindung an die Praxis führen, da die Identifizierung mit der Praxis größer wird, je mehr die Mitarbeiter*innen an der Entwicklung beteiligt sind.

 

Meine Empfehlung für dich:

  • Als Angestellte: Frage dich, wo in deinem Arbeitsumfeld möchtest du mehr an Veränderungsprozessen beteiligt werden?
  • Versuche mit deiner Leitung darüber ins Gespräch zu kommen. Vielleicht gelingt es dir, die Vorteile deiner Leitung gegenüber zu vertreten.
  • Als Leitung: welche Fragen und Veränderungen liegen in der nahen Zukunft an und woran möchtest du dein Team beteiligen?
  • Was hat dich bisher davon abgehalten dein Team in Veränderungsprozesse einzubeziehen?

 

Ich wünsche Lena und ihren Kolleg*innen in Zukunft mehr Beteiligung an Veränderungsprozessen, damit auf Dauer ein gute, zufriedenstellende Team-Arbeit möglich ist.

 

Achte (auf) deine Ressourcen und die deines Teams!

Isabel.

 

Möchtest du mehr über mögliche Veränderungs- und Verbesserungsprozesse in deinem Unternehmen erfahren?

Zum Beispiel mit deinem Team erste Bausteine des Qualitätsmanagements umsetzen? Gerne berate ich dich dazu und begleite dein Team Schritt für Schritt. Ich freue mich über ein persönliches Gespräch mit dir. Schreib mir gerne: arensressource@gmail.com 

 

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Blog-Aussicht

09.11. „Wie geht´s  dir?“ – „Möchtest du es wirklich wissen???“

 

26. Oktober 2022

23. #Blognacht von und mit Anna Koschinski. Einmal monatlich bietet Anna einen virtuellen Rahmen für Menschen, die schreiben wollen, meist an einem Blogartikel. Annas Impuls für die letzte Blognacht am 22.10.:  „So arbeite ich besonders nachhaltig“. Passte perfekt zu meinem geplanten Thema dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

Meine Meinung: Ich finde es nicht nachhaltig,

  • sich stetig über schlechte Abläufe im Job zu ärgern ohne es anzusprechen oder auf Leitungsebene etwas zu verändern
  • immer die gleichen „Fehler“ zu machen und nicht daraus zu lernen
  • Abläufe nicht zu standardisieren und statt dessen regelmäßig das Gleiche zu bemängeln
  • immer die alten Wege und Gedanken zu gehen und zu denken, obwohl sie nicht zufriedenstellend und zielführend waren
  • über die Wünsche, Bedürfnisse und Ideen von Mitarbeiter*innen hinweg zu gehen und somit wichtige menschliche Ressourcen zu verschleißen

„Die Definition von Wahnsinn ist: immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten“

Albert Einstein

 

Nachhaltig ist aus meiner Sicht:

  • Teammitglieder zu stärken und ihre Bedürfnisse und Ideen wertschätzend einzubinden
  • dafür zu sorgen, dass Teammitglieder langfristig dem Unternehmen erhalten bleiben
  • aus Fehlern und Erfahrungen zu lernen
  • neue Gedanken zulassen und neue Wege in Erwägung ziehen
  • voneinander zu lernen, im Positiven wie im Negativen
  • Gelerntes verschriftlichen – Nachlesen statt Neudiskutieren bei Unsicherheiten

Diese Gedanken lassen sich sowohl auf die Arbeitswelt als auch auf persönliche Themen und Abläufe im Privaten übertragen. Mit meiner Arbeit möchte ich einen Nachhaltigkeitsgedanken im Sinne des Unternehmens, der Leitungskräfte und jedes Einzelnen im Team vermitteln. Dieser Gedanke ist eng verbunden mit dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

Es geht um die Entscheidung:

Möchtest du, dass alles bleibt wie es ist?

Oder lässt du dich auf neue Erfahrungen ein und bist bereit zu lernen?

 

Indem du die Situationen, die noch nicht reibungslos laufen, überprüfst, anpasst und veränderst.

Vermutungen, warum du immer wieder über die gleichen Themen sprichst und doch nichts veränderst:

  • Der Mensch ist ein Gewohnheitstier –  Veränderungen sind oft unangenehm, du weißt nicht was die Veränderung mit sich bringt – bleibt alles beim Alten, weißt du worüber du dich ärgern darfst.
  • Du besprichst Veränderungen und Verbesserungen, verlierst aber im Alltag die Umsetzung aus den Augen.
  • Du kennst die Zuständigkeiten und die Anwendungen von Veränderungs- und Verbesserungsprozessen noch nicht.
  • Du erwartest auf Anhieb eine große Veränderungen. Es sind aber meist viele kleine Schritte der Veränderung, die zum großen Ganzen führen. Mit viel Geduld und Ausdauer.

 

Ein Herzstück des Qualitätsmanagements: Der PDCA – Zyklus

 

 

 

Der Vorteil dieses Prozesses ist, er ist ein immerwährender ist. Ein Kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Nach der Planung und Durchführung einer Tätigkeit erfolgt die Überprüfung – ein Abgleichen inwiefern die Ergebnisse mit der vorherigen Planung übereinstimmen. Daraus wiederrum werden Maßnahmen abgeleitet, die zu einer Verbesserung führen sollen. Was schon im Begriff deutlich wird, ist das kontinuierliche Überarbeiten und Verbessern.

Aus meiner Sicht steht nicht der Aspekt des Optimierens um ein Optimieren willen an  erster Stelle, sondern ein Lernen.

 

Ein Lernen, das aus meiner Sicht, mehr möchte als einen Prozess zu verbessern. Die Auseinandersetzung mit dem PDCA-Zyklus im Team bietet einen Raum um voneinander zu lernen, gemeinsam mehr Ideen einzubringen als ein Einzelner. Sich als Team zusammen für verschiedene, das Team betreffende, Situationen einzusetzen. Eine Veränderung, die von einem Team hergeleitet wird, wird aus meiner Sicht deutlich besser mitgetragen, als Veränderungen, die von außen über ein Team gestülpt werden.

Durchführung des PDCA – Zyklus am Beispiel: Wocheneinkauf

In alltäglichen Situationen fällt uns häufig nicht mehr auf, dass wir den PDCA-Zyklus nutzen, es ist daher empfehlenswert, sich zur Übung vor Augen zu führen, wie „einfach“ es uns in gewohnten Tätigkeiten gelingt diesen Prozess zu durchlaufen. Anschließend lassen sich diese Erfahrungen auf die Arbeitssituation und weniger gewohnte Tätigkeiten übertragen.

Plan:

Plane alle Details, alle Ressourcen (Zeit, Geld, Materialien,…)

Was ist zu kaufen? Wer kauft ein? Wie gelangst du zum Geschäft? In welchen Geschäften planst du zu kaufen? Welches Budget steht dir zur Verfügung? Welche Utensilien nimmst du mit (Tüten? Leergut?) Wieviel Zeit steht zur Verfügung?

DO:

Führe durch, setze deine Planung um. 

Führe den Einkauf durch.

Check:

Vergleiche das Ergebnis mit deinem ursprünglichen Plan. Wo fallen dir Abweichungen auf? Wo sind Nachbesserungen, Anpassungen nötig? Verhandlungen mit Mitmenschen? Schreibe dir genau diese Ideen direkt auf, sie geraten sonst zu schnell in Vergessenheit!

Hast du alles beim Einkauf bekommen? Haben Zeit und Geld gereicht? Hattest du ausreichend Verpackungsmaterial dabei?

Act:

Was hat in der Umsetzung gut funktioniert und kann für Folgeaktivitäten beibehalten (standardisiert) werden? Was hat hingegen nicht gut geklappt und sollte von dir überarbeitet werden? Welche Maßnahmen leitest du aus deinen Erfahrungen ab?

War die Zeit nicht ausreichend? Warum? Feierabendverkehr? Auf welche Zeit kann der Einkauf beim nächsten Mal verlegt werden? Kannst du zu dieser Zeit selber nicht einkaufen und benötigst einen anderen Tag oder kann dein Partner den Einkauf übernehmen?Hast du alles, was geplant war, bekommen? Wenn nein, welche Läden eignen sich besser? Schlechte Parkplatzsituation: wirst du nächstes Mal die Bahn oder das Rad nehmen oder einen anderen Laden mit ausreichend Parkplätzen aufsuchen?

An dieser Stelle beginnt ein neuer PDCA-Zyklus und der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist eingeleitet.

Meine Empfehlung für dich:

  • Nimm dir eine alltägliche Aufgabe vor und gehe nach dem PDCA-Zyklus vor. Überprüfe wie du jetzt schon täglich nach dem PDCA-Zyklus arbeitest! Sortiere und reflektiere! (Kochen/ Kinder ins Bett bringen/Hausaufgabensituation/ Urlaubsvorbereitungen/ Feier organisieren/…) Je öfter wir die Tätigkeiten durchführen, desto mehr Übung haben wir auch im anschließenden Überprüfen und Verbessern. Bei Aufgaben, die nur sehr selten und unregelmäßig vorkommen, kann es schon herausfordernder sein. Hier ist dann besonders wichtig, bei Check und Act schriftlich Standards oder Ideen zu notieren, wenn du langfristig etwas lernen und verändern möchtest!
  • Mache dir eine Liste mit Aufgaben, die du gerne verbessern wollen würdest z.B. auch im Job. (Führung von Teamsitzungen/ Führen von Mitarbeiter*innengespräche/ Bestellungen/ Dokumentation/…)
  • Wähle eine konkrete Aufgabe und gehe Schritt für Schritt nach dem PDCA-Zyklus vor. Sollten mehrere Personen beteiligt sein, macht es Sinn den PDCA-Zyklus mit allen Beteiligten zu erarbeiten.

Ich wünsche dir viel Freude beim Ausprobieren und Lernen.

Im nächsten Blogartikel wird es dann noch weiter um die Vertiefung der Anwendung gehen.

Achte (auf) deine Ressourcen und die deines Teams,

Isabel.

 

Möchtest du mehr über mögliche Veränderungs- und Verbesserungsprozesse in deinem Unternehmen erfahren?

Zum Beispiel mit deinem Team erste Bausteine des Qualitätsmanagements umsetzen? Gerne berate ich dich dazu und begleite dein Team Schritt für Schritt. Ich freue mich über ein persönliches Gespräch mit dir. Schreib mir gerne: arensressource@gmail.com 

 

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Blog-Aussicht

02.11. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) – Praktische Anwendungsbeispiele

 

19. Oktober 2022

Die ALPEN Methode. Sie hat nichts mit den Alpen zu tun. ALPEN ist ein Akronym für 5 Schritte, die dir helfen können, deine Tagesplanung erfolgreich zu bewältigen.

Kurze Wiederholung:

In den bisherigen Blogbeiträgen schrieb ich über:

1. die Eisenhower-Methode : das Priorisieren von Aufgaben mittels Sortierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit

Beitrag: wichtig-oder-nur-dringlich?

2. das Thema Ablenkbarkeit und wie wichtig es ist, sich die Zeiten per Deadline einzugrenzen und ganz bewusst und strukturiert auch Pausenzeiten einzuplanen

Beitrag: Womit lenkst du dich am liebsten ab? 

Die ALPEN-Methode nach L. J. Seiwert:

Heute stelle ich dir die ALPEN Methode vor. Aus meiner Sicht verbindet sie die beiden oben genannten Aspekte/ Methoden gut miteinander, du kannst sie sowohl für einzelne Aufgaben im Privaten, als auch für Arbeitstage anwenden.

ALPEN

A = Aufgaben und Tätigkeiten notieren: Schreibe dir die Aufgaben auf, die aus deiner Sicht momentan anliegen.

L = Länge der Aufgaben schätzen. Wie lange wirst du ca. für die verschiedenen Tätigkeiten benötigen? Denke hierbei an das Parkinson’sche Gesetz:

„Arbeit dehnt sich genau in dem Maße aus,

wie Zeit für Ihre Erledigung zur Verfügung steht“

1955 von Cyril Northcote Parkinson.

 

Bemesse die Zeit also lieber etwas knapper!

P = Pufferzeiten einplanen: ungefähr 40% deiner Zeit sollte als Pufferzeit berechnet werden.

E = Entscheidung treffen: sortiere deine Aufgaben nach der Eisenhower-Methode, sie kann dir bei der Priorisierung helfen. Lies gerne nochmal in meinem Blog wichtig-oder-nur-dringlich? nach, wie du deine Aufgaben, die du nun gesammelt hast, priorisierst.

N =  Nachkontrolle: Welche Aufgaben müssen erneut terminiert werden? Waren Zeiten zu knapp bemessen?

Aber Nachkontrolle kann auch der Anstoß zum Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) sein. Wenn ich nicht nur überprüfe, sondern gleichzeitig Maßnahmen für nachfolgende Tätigkeiten ableite und somit lerne.

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP), wichtiger Bestandteil, ich finde sogar Herzstück, des Qualitätsmanagements.

 

Eine ausführliche Darstellung folgt im nächsten Beitrag am 26.10.

Hier schon mal einige Anregungen, wie eine Nachkontrolle im Sinne des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) bei Anwendung der ALPEN-Methode aussehen könnte, wenn wir nicht nur kontrollieren, sondern dauerhaft lernen und verbessern wollen

– für mehr Zufriedenheit und höhere Motivation –

für jeden Einzelnen und für Teams, im Privaten wie im Beruflichen.

 

Was kannst du verbessern/ verändern? Was leitest du aufgrund deiner Erfahrung für deine nachfolgenden Tätigkeiten ab?

  • Haben sich plötzlich dringliche Tätigkeiten dazwischen geschoben?
  • War die Pufferzeit doch nicht ausreichend?
  • Wann gab es Erschöpfung, die dir signalisieren, dass du deine Pausenzeiten anpassen solltest?

Welche Prozesse lassen sich standardisieren/ auf gleichbleibende Art in den Alltag integrieren?

  • Was hat sich bewährt?
  • Erkennst du einen roten Faden?
  • Macht es Sinn einige Aufgaben immer zur gleichen Zeit/ mit gleichem Puffer zu planen?
  • Bist du zu bestimmten Zeiten besser in der Lage schriftliche Aufgaben zu erledigen als zu anderen Zeiten?

 

Kannst du zukünftig auf Schwierigkeiten verzichten, weil du dir die Mühe machst, aus deinen Erfahrungen neue Ideen und Strategien abzuleiten?

Wie kannst du aus den gemachten Erfahrungen

lernen,

verändern,

verbessern?

 

Mehr dazu in den nächsten Beiträgen rund um Veränderungsprozesse und lebendiges Qualitätsmanagement. Richtig eingesetzt ist es mehr als Papier in Ordnern, das bis zum nächsten Audit vergilbt.

Ich bin sehr gespannt auf deine Erfahrungen mit den bisherigen Zeitmanagementtools und deine Erfahrungen mit dem Thema Qualitätsmanagement. Ich freue mich wie immer auf deine Rückmeldung unter arensressource@gmail.com

Achte (auf) deine Ressourcen,

Isabel.

 

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Die Ergebnisse werden im Newsletter Ende des Jahres veröffentlicht. Außerdem helfen mir eure Informationen, die Workshops noch besser auf eure Bedürfnisse anzupassen.

 

Blog-Aussicht

26.10. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)

 

12. Oktober 2022

Ich schaue gerne zwischendurch auf mein Handy. Vielleicht hat jemand geschrieben? Oder es gibt eine neue Reaktion auf meine Beiträge? Mir kommen neue Ideen, denen ich mich gerne widmen möchte oder zumindest länger drüber nachdenke, als meine momentane Arbeit eigentlich zulassen kann.

 

Vermutungen, warum wir uns ablenken lassen

  • zu viele Ideen im Kopf
  • viele to-dos, die noch auf keiner Liste notiert sind
  • die Aufgabe fesselt nicht stark genug
  • Müdigkeit und dringend benötigte Pausen
  • optische oder akustische Störreize (Hintergrundgeräusche, unaufgeräumter Schreibtisch,…) verhindern den Fokus

 

„ Arbeit dehnt sich genau in dem Maße aus,

wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“

1955 von Cyril Northcote Parkinson

 

Ein spannendes Zitat. Ich habe den Inhalt auf die Probe gestellt und für mich festgestellt: Es stimmt. Gebe ich den Aufgaben einen zeitlichen Rahmen, arbeite ich fokussierter. Bin schneller fertig. Ich kenne von mir, dass ich mir für manche Aufgaben viel Zeit lasse. Mehr als notwendig. Die Aufgabe kann ich auch in deutlich weniger Zeit sehr gut erledigen, die Qualität leidet nicht. Und: ich gewinne Zeit für neue Aufgaben oder Freizeit!

Meine Empfehlungen für dich:

Schaffe dir eine Arbeitsatmosphäre, die es dir (fast) unmöglich macht, dass du dich ablenken lässt.

Setze dir Deadlines. Einen zeitlichen Rahmen, der dich zum konzentrierten Schaffen drängt.

Eine Möglichkeit ist die Pomodoro-Technik: 25 Minuten arbeiten/ 5 Minuten Pause. Das Ganze wird 4 Mal durchlaufen, bis dann eine längere Pause von ca. 20 Minuten gemacht wird. Diese Technik beinhaltet schon die wichtigen Pausen. Jede andere Zeiteinteilung ist denkbar. Sie muss für dich passen.

In dieser Zeit ist intensives Arbeiten dran, Handy weg, Postfach zu. Fokus!

Störreize lassen sich in einem zeitlich engeren Rahmen deutlich besser ausblenden.

Schreibe Ideen/ to-dos auf einen Notizzettel, aber gehe nicht weiter auf die ablenkenden Gedanken ein. Dafür ist später genügend Zeit.

 

Gutes Gelingen beim Ausprobieren.

Schreibe mir gern, welche Erfahrungen du bisher mit Zeitmanagement gemacht hast und welche Methoden du als hilfreich empfindest. Ich freue mich über deine Nachricht: arensressource@gmail.com

 

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Isabel.

 

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Blog-Aussicht

19.10. Zeitmanagement: Aufgaben effektiv planen (ALPEN-Methode)

26.10. Verändern. Verbessern. Lernen. – Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess.

28. September 2022

Der Papierkram auf deinem Schreibtisch türmt sich höher und höher…

Dein elektronisches Postfach quillt über und schon wieder tauchen 10 neue Nachrichten auf, mit der Kennzeichnung „wichtig“ …

Die Kolleg*innen aus der Nachbarabteilung drängeln zur Erledigung ihrer gestrigen Anfragen…

Arzttermine ausmachen, Geburtstage und die dazugehörigen Besorgungen, Wocheneinkauf, die Entscheidung für die Fortbildung, Vergleich der Versicherungen, Auto zur Inspektion, …

 

Viele verschiedene Aufgaben strömen auf dich ein, egal ob im Beruf oder im Privatleben;

Verschiedene Anforderungen, die deine Aufmerksamkeit und Zeit einfordern;

Menschen, die mal eben eine Entscheidung oder eine Information bei dir einholen;

 

Da stellt sich die Frage:

Womit fängst du an?

Filtern! Sortieren! Abgrenzen!

 

Einige Vermutungen, warum dir ein geeignetes Zeitmanagement noch nicht sicher gelingt:

  • Du bearbeitest immer zuerst die angenehmen Aufgaben und die unangenehmen Dinge bleiben liegen.
  • Du bearbeitest als erstes die Aufgaben, von dem Kollegen, der den meisten Druck macht und immer wieder drängelt.
  • Du entscheidest intuitiv, was du jetzt bearbeiten könntest.
  • Du arbeitest Schritt für Schritt deine to-do Liste ab.
  • Du lenkst dich mit Störreizen ab: neue Nachrichten lesen, ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen im Türrahmen.
  • Du hast keinen Überblick darüber wie lange die Aufgaben brauchen und hetzt durch die Arbeit oder
  • Du hast keinen Überblick über die Dauer der Aufgabe und gibst ihr die Zeit die sie braucht.
  • Du bist hilfsbereit und nimmst gerne die ein oder andere Aufgabe zusätzlich an (um Andere zu entlasten…)

 

Die Eisenhower-Methode oder ABCD-Methode:

Die Anwendung dieser Methode hilft dir bei der Entscheidung wann eine Aufgabe erledigt werden sollte. Die verschiedenen Aufgaben werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in ein Raster sortiert.

A: wichtig und dringlich: diese Aufgaben sollten zeitnah erledigt werden;

B: wichtig, aber nicht dringlich: Die Aufgaben bedürfen keiner direkten Bearbeitung, sollten jedoch terminiert werden. Aufgaben aus dieser Kategorie werden sonst gerne immer wieder verschoben und im Laufe der Zeit sind sie nicht nur wichtig sondern auch dringlich.

C: dringlich, aber nicht wichtig: diese Aufgaben sollten im besten Fall an jemand anderen delegiert werden.

D: weder wichtig noch dringlich: Hier ist zu überlegen, ob die Aufgaben überhaupt erledigt werden muss…

 

 

 

Meine Empfehlung für dich:

Sortiere: Nimm dir gerade in stressigen Phasen die Zeit und sortiere deine Aufgaben. Das verhindert, dass unwichtige oder nur dringliche Aufgaben erledigt werden!

Überlege: Welche Aufgaben hast du in dieser Woche zu erledigen? Erstelle dir eine to-do Liste.

Entscheide nach der Eisenhower-Methode:

A: Welche dieser Aufgaben sind wichtig und dringlich? Diese solltest du direkt bearbeiten.

B: Welche deiner Aufgaben sind wichtig, aber momentan (noch) nicht dringlich? Terminiere sie, so dass sie nicht in Vergessenheit geraten.

C: Welche deiner Aufgaben sind dringlich, aber nicht wichtig? Ist es notwendig, dass du alle Aufgaben selber erledigst? Wer kann unterstützen? Wen kannst du um Entlastung bitten?

D: Welche Aufgaben kannst du guten Gewissens beiseite schieben und bedürfen keiner weiteren Beachtung? Hier stellt sich dir die Frage: Was passiert, wenn du diese Aufgabe nicht erledigst? Wenn deine Antwort „nichts“ ist: Aussortieren!

 

Dringliche Aufgaben kommen oft in Gestalt einer wichtigen Aufgabe daher –

überprüfe sie zunächst!

 

 

Viel Erfolg beim Ausprobieren.

Schreibe mir gern, welche Erfahrungen du bisher mit Zeitmanagement gemacht hast und welche Methoden du als hilfreich empfindest.

 

Achte (auf) deine Ressourcen,

Isabel.

 

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Zum Beispiel zu den Themen: Pausen optimal gestalten und Zeitmanagement im Praxisalltag?

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Umfrage

Ich freue mich, wenn du noch an meiner Umfrage teilnimmst: Umfrage: Pausenzeiten, Gestaltung und Erholung

Die Ergebnisse werden im Newsletter Ende des Jahres veröffentlicht. Außerdem helfen mir eure Informationen, die Workshops noch besser auf eure Bedürfnisse anzupassen.

Vielen Dank an die 130 Teilnehmer*innen, vor allem für die vielen interessanten Einblicke in eure „Pausenzeiten“!

 

Blog-Aussicht

05.10. Teil 2 der Blog-Reihe „Meine Ressource“- von Dana Hausmann, Leitung einer Kindertageseinrichtung und freie Traurednerin.

12.10. Zeitmanagement und Ablenkung

19.10. Zeitmanagement: Zeiten effektiv planen

21. September 2022

12:03 Uhr. Pause in einer Therapiepraxis.

Ich bin dabei die Türe des Pausenraums zu schließen…

als ein Patient die Praxis betritt und nur mal eben eine Frage hat…natürlich helfe ich dem netten Herrn weiter…

währenddessen schellt das Telefon…. ich höre den Anrufbeantworter ab, da die Bearbeitung ansonsten bis heute Abend oder wohlmöglich bis morgen früh warten müsste….ein Zwiespalt…aber das kann ich doch mal eben erledigen, es ist vielleicht wichtig…

ah der Paketdienst. Eine Praxis wird gerne angesteuert, hier ist meist Jemand anzutreffen. Eine Paketlieferung für den Nachbarn, nur mal eben angenommen…

12:08 Uhr.

mein zweiter Versuch mein Mittagessen zu mir zu nehmen…

Von Achtsamkeit und Genuss weit entfernt. Gesund für den Magen ist das bestimmt nicht. Erholungspause? Fehlanzeige.

12.27 Uhr.

Spülen. Sachen zusammenräumen. Akte schnappen.

12.30 Uhr.

Nächster Patient. Bis 17 Uhr folgen Schlag auf Schlag alle Weiteren.

Kurze Störungen.

Darf ich überhaupt von Störung sprechen? Es sind ja Menschen/ Patienten, die nicht wissen, dass sie in meiner Mittagspause anrufen/ eintreffen.

Wie transparent bin ich eigentlich mit der mir zustehenden Zeit, meiner Pause?

Kurze Störungen, die in Summe manchmal 1/3 meiner Pause ausmachen. Sie beschneiden wichtige Pausenzeit. Pausen, die wohl verdient und notwendig sind, im Alltag von Therapeut*innen. Der Arbeitsalltag gleicht oft der Arbeit am Fließband, Klienten im 15 – 60 Minutentakt.

Kaum Verschnaufpausen.

Wir können anhand dieses Beispiels viele Aspekte beleuchten:

  • Ist es wirklich der Rede wert über verkürzte Pausenzeiten einen Artikel zu schreiben? Ansichtssache. Und: auf jeden Fall gibt es deutlich wichtigere Themen!
  • Vor- und Nachteile einer Rezeptionskraft, die sich neben vielen anderen Dingen auch um diese Angelegenheiten kümmert…oft eine große Entlastung, aber auch eine Frage der Wirtschaftlichkeit.
  • Gibt es flexiblere Möglichkeiten Pausen individuell zu gestalten: längere Pausen auf eigene Kosten (um Störungen im Praxisalltag zu bewältigen?) hmmm: nein!
  • Das Setzen von Prioritäten…was ist wichtig, was ist dringlich und wenn es beides ist, dann kümmere ich mich JETZT drum.
  • Aber wer entscheidet, was wichtig und dringend ist? Wie transparent ist das in deinem Unternehmen formuliert? Darf ein*e Patient*in im Trubel der Patientenversorgung auch 24 Stunden auf einen Rückruf warten? Das wird sehr unterschiedlich von der Leitungsebene gehandhabt. Es lohnt sich jedoch das mal zu erfragen.
  • Kann ich dem netten Herrn sagen: „Bitte rufen Sie morgen an, ich bin jetzt in der Mittagspause?“ Ich kenne wenige Therapeut*innen, die ihre Pausenzeit so klar verteidigen.

 

„Kannst du mal eben….?“

„Ich will nicht lange stören, aber…..?“

 

KLAR. Das machen wir, als Therapeut*innen noch mal schnell…wir wollen doch gerne helfen. Nehmen wir uns zurück, statt auf unsere Pause zu beharren? Aber tut das langfristig gut?

Wäre es nicht besser, die Abläufe genauer zu betrachten? Die Leitungsebene mal zu bitten sich die Pausensituation anzusehen? Analysieren, ob die Strukturen so sind, dass jede*r Therapeut*in Zeit hat: zum Auftanken – Gedanken zur Ruhe kommen zu lassen – Nahrung achtsamer zu sich zu nehmen.

Ein Baustein von vielen, die es Therapeut*innen ermöglicht gesünder durch den Alltag zu kommen.

Wie gut gelingt dir die Einhaltung und Gestaltung deiner Pause?

  • Kannst du die regulären Pausenzeiten einhalten?
  • Kannst du deine Pause ohne Störungen genießen? Damit meine ich auch: werden Themen außerhalb des Jobs erzählt oder dient die Pause gleichzeitig einer Fallbesprechung von schwierigen Patienten?
  • Achtest du auf dich? Gibt es Möglichkeiten, diesen Missstand im Kleinen zu benennen?

 

Langfristig nimmt dir eine mangelhafte Pausenregelung viele

wertvolle Minuten.

Zeit, die dir in einem vollen Berufsalltag,

die Möglichkeit des Durchatmens schenken sollte.

 

Meine Empfehlungen für dich:

Beobachte dein Pausenverhalten! Ist deine Pause immer kürzer als sie sein sollte? Bist du gestresst nach der Pause?

Überlege was du selber ändern kannst! Bessere Abgrenzung gegenüber Patient*innen und Kolleg*innen? Transparent deine Pause mitteilen? (deine Kolleg*innen können von dir lernen!) Müssen Strukturen im Unternehmen deine Pausen besser schützen? Dann überdenke, ob ein Gespräch mit deiner Leitung sinnvoll sein kann. Wenn Pausen immer auf deine Kosten gekürzt werden, weißt das evtl. auf eine andere Schwachstelle hin, die von Seiten des Unternehmens analysiert und verändert werden sollte.

Bitte deine Kolleg*innen darum, dass Pause auch bedeutet, gedanklich von den beruflichen Themen Abstand zu bekommen. Wähle andere Themen! Wenn das nicht möglich ist, gehe spazieren, suche dir einen ruhigen Raum, in dem du deinen Gedanken nachhängen kannst.

Meine ganz persönliche Art Pause zu machen: Geführte Meditationen ca. 15 Minuten über YouTube hören. Herrlich!

Hinterfrage dich! Sind deine Pausen zwar kurz, aber du liebst Ausreden wie: „Ich kann jetzt keine Pause machen, ich habe noch so viele wichtige Sachen zu erledigen“, „Ich habe wieder nur 12 Minuten Pause gemacht, weil was wichtiges dazwischen kam“…?  Tja, dann mach weiter, aber erwarte keinen Applaus. Mit dem Verzicht auf deine Pause bist du ein schlechtes Vorbild für jüngere Kolleg*innen und alles andere als bewundernswert. (Notfälle mal ausgenommen)

 

Es sind doch nur kurze Störungen, mal eben…

die irgendwann zu großen Störungen werden können.

Unzufriedenheit. Überlastung. Krankmeldung.

 

Achte (auf) deine Ressourcen.

Viele Grüße, Isabel.

 

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Blog-Aussicht

28.09. Zeitmanagement

05.10. Teil 2 der Blog-Reihe „Meine Ressource“- von Dana Hausmann, Leitung einer Kindertageseinrichtung und freie Traurednerin.

 

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14. September 2022

Morgendliches Gedankenkreisen…

„…Weißt du was mir gerade noch einfällt?… Das muss ich noch eben aufschreiben…Ach schau mal, ich leite dir eben den Link weiter, vielleicht hast du Lust auch an dem Kurs teilzunehmen…Wow, das klingt spannend… puh heute Abend schon… Ich müsste eigentlich zum Sport…ok, ich bin dabei…“

Magenknurren…..

„…ich müsste noch eben was bei facebook schreiben, da hatte ich doch was Interessantes gelesen…oh wie schön, zwei neue Kontaktanfragen bei linkedIn, uih,…schon vor drei Tagen… Termin zum Zoom Meeting mit meiner Schwester (macht sich gerade auch selbständig)…hab ich eigentlich das Angebot von letzter Woche bearbeitet?….Was schreibe ich im nächsten Blog?…Muss man eigentlich einen eigenen Podcast haben?…Klar, Reichweite aufbauen…eben noch ein paar passende Themen brainstormen, damit die nächsten Posts raus gehen…Ah neue Idee für Onlinekurse…muss los zum Frauennetzwerk…ach mein Workbook erstellen macht so viel Freude, gerade noch einen Kurs dazu gemacht…Wann genau muss ich mit dem Launchen beginnen?…und wo erstelle ich mein erstes Freebie?…Ob ich meine Internetseite jetzt oder erst im Oktober neu gestalte?..Was ziehe ich beim Photoshooting eigentlich an?…“

AAAAAAAHHHHHH

 

PAUSE.

 

FLOW in der Selbständigkeit.

 

Irgendwas zwischen Wahnsinn (ig anstrengend) und wunderschön.

So viele neue Dinge, die ich zu lernen bereit bin. Technik, die mich plötzlich begeistert.

Themen, die mich gedanklich in alle Richtungen ziehen.

Ich merke, in Zeiten des Flows vergesse ich die Pausen. Sie stehen dann zwar groß auf meiner Flipchart, UNÜBERSEHBAR, aber der Flow lässt sie oft nicht zu. Erst abends bemerke ich die Anstrengung, die sich tagsüber hinter meinem Flow verstecken konnte.

Pause. Durchatmen.

Der Schlaf verdeutlicht mir, wie gut ich mich an meine Pausen gehalten habe. Nehme ich die Themen mit in die Nacht und arbeite unterbewusst weiter daran? Oder ist es mir tagsüber gelungen Pausen einzuhalten, wie einen Kundentermin, ein Telefonat oder einen Besuch?

Pausen sind ebenso wichtig wie all das TUN.

Nur nach einer Erholungspause bin ich wieder in der Lage frisch an die nächste Schaffensphase zu gehen.

Es gibt schöne Zeitmanagementtools, die ich in den nächsten Wochen mit dir teilen möchte. Sie sind wunderbar für den Beruf, aber auch für den Alltag Zuhause zu nutzen UND ich werde sie vermehrt auch selber anwenden dürfen. 😉

Damit der FLOW lange bleibt und nicht der Erschöpfung weicht.

 

Übrigens: 13 Minuten den Atem beobachten und die Gedanken zurück holen, wenn sie abschweifen wirkt kleine Wunder.

 

Pass gut auf deine Erholungszeiten auf.

Viele Grüße, Isabel.

 

Blog – Ausblick:

21.09. Pausen im Berufsalltag von Therapeut*innen

28.09. Zeitmanagement

05.10. Teil 2 der Blog-Reihe „Meine Ressource“- von Dana Hausmann, Leitung einer Kindertageseinrichtung und freie Traurednerin.

 

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