Kontinuierlich. Verändern. Im Team.

02. November 2022

Fortsetzung des Themas:

Veränderungsmanagement.

Veränderungen…

• leiten wir aus unseren Erfahrungen ab.
• sollten transparent gestaltet werden, damit alle daran Beteiligten die Schritte verstehen und nicht im Verlauf des Prozesses gedanklich verloren gehen.
• sind nicht statisch, sondern durch ein kontinuierliches Anpassen auf neue Situationen und Gegebenheiten, einem stetigen Veränderungsprozess unterworfen. Einem Zyklus. Einem immerwährenden Kreislauf.

Im vergangenen Blogartikel habe ich den PDCA-Zyklus anhand eines sehr einfachen, praktischen Beispiels dem Wocheneinkauf vorstellt. Falls du ihn noch mal nachlesen möchtest, hier der Link dazu Nachhaltig verändern. Verbessern. Lernen.

Durchführung des PDCA – Zyklus am Beispiel: Teamsitzung effektiv gestalten

Plan:

Plane alle Details, alle Ressourcen (Zeit, Geld, Materialien, Personen, Raum,…)

• Wieviel Zeit steht zur Verfügung? Insgesamt/ für die einzelnen Themen?
• Wer nimmt teil?
• Wie sind Aufgaben verteilt: Zeitwächter/ Protokollant/ Moderator/ Stellvertreter?
• Wie wird dokumentiert? Welche Formulare werden benötigt?  Was ist der Nutzen der Dokumentation?
• Welche Themen werden besprochen? Welche Themen aus der vorherigen Sitzung werden nachbearbeitet? Wie ist der Umgang mit Themenspeicher/ Zwischenfragen/ Entscheidungen…

DO:

Führe durch, setze deine Planung um. 

• Führe die Teamsitzung durch.

Check:

Vergleiche das Ergebnis mit deinem ursprünglichen Plan. Wo fallen dir Abweichungen auf? Wo sind Nachbesserungen, Anpassungen nötig? Verhandlungen mit Mitmenschen? Schreibe dir genau diese Ideen direkt auf, sie geraten sonst zu schnell in Vergessenheit!

• Hat die Zeit gereicht? Bleiben wieder die gleichen Themen unbesprochen und nicht geklärt/ entschieden?
• Waren alle eingeplanten Teammitglieder anwesend?
• Konnte pünktlich begonnen und beendet werden?
• Hat es Störfaktoren gegeben?
• Hat die Doku geklappt?
• Zeitverzögerungen durch nicht geklärte Verteilung der Verantwortlichkeiten?
• Raum adäquat?

Act:

Was hat in der Umsetzung gut funktioniert und kann für Folgeaktivitäten beibehalten (standardisiert) werden? Was hat hingegen nicht gut geklappt und sollte von dir überarbeitet werden? Welche Maßnahmen leitest du aus deinen Erfahrungen ab?

• Anpassung der Zeit, damit alle pünktlich teilnehmen können.
• Verteilung der Verantwortlichkeiten.
• Anpassung des Formulars für die Dokumentation?
• Umgang mit Themenspeicher/ Zwischenfragen und Entscheidungen klären und transparent mitteilen.
• Wie können Störfaktoren vermieden werden? Verschriftlichen von Veränderungen.

Leite aus deinen Erfahrungen und Beobachtungen im Team, neue Plans ab, passe an und erprobe die Veränderungen in der nächsten Teamsitzung. Der kontinuierliche Veränderungsprozess ist wie schon erwähnt ein immerwährender. Es besteht immer die Möglichkeit wieder anzupassen. Jede Veränderung von außen erfordert offensichtlich eine Anpassung (Raumgröße nicht mehr ausreichend, da zwei neue Kollegen) aber auch bei vermeintlich gleichen Rahmenbedingungen darf optimiert werden. Das Wissen darum hält den Blick offen für neue Ideen und Verbesserungsmöglichkeiten.

 

Nimm dein Team mit ins Boot der Entscheidungsfindung,

wenn du langfristig nicht alleine rudern möchtest.

 

 

Veränderungsprozesse im Team.

Du hast als Führungskraft die Möglichkeit Verbesserungen alleine anzustoßen und deinem Team deine Ideen und Maßnahmen vorzugeben. Nachhaltiger und langfristig gesünder für alle Beteiligten ist meiner Meinung nach die Entwicklung und Umsetzung im Team.

Ich habe selber in vielen Situationen erlebt, wie es sich anfühlt, wenn mir eine Entscheidung vorgesetzt wird, die mich und mein Arbeiten direkt betrifft und wo ich nicht zu meiner Meinung gefragt worden bin. Das kann jede Führungskraft so machen. Das ist ihr Recht. Aber bringt es langfristig Erfolg?

Am Beispiel Lena.

Ich erzähle dir von einer Situation, die mir eine Freundin vor zwei Wochen schilderte. Ich nenne sie hier Lena. Lena ist 43 Jahre, eine sehr gut qualifizierte Therapeutin. Sie arbeitet seit einem Jahr in einer Praxis, hat 3 Chefinnen, die sich ursprünglich bewusst für eine persönlich geführte Praxis entschieden haben, denen es im Kern darum geht, dass es den Mitarbeiter*innen gut geht. Jetzt hat das letzte Jahr aber nicht die finanziellen Gewinne abgeworfen, die sie sich erhofft haben. Aus Gründen der Anonymität gehe ich nicht weiter auf den Beruf ein, es sei so viel verraten, es geht der Praxis finanziell gut, nur eben nicht sehr gut.

Fakt ist, die Chefinnen möchten eine Veränderung mit dem Ziel: mehr Gewinn.

Jetzt gibt es zwei, vielleicht sogar mehr, Möglichkeiten.

a) die Chefinnen entwickeln Ideen im Team.

b) die Chefinnen entwickeln ihre eigenen Ideen mit einem externen Berater und geben die Ideen als Vorgabe an ihr Team weiter.

Horche mal kurz in dich hinein, wie sich die beiden Möglichkeiten für dich anfühlen…

Trommelwirbel:

die Chefinnen entschieden sich für Möglichkeit b) und offenbarten ihren Mitarbeiter*innen folgende Entscheidungen: Aufgabenumverteilungen. Mehr Patienten. Kürzere Patientenzeiten. Weniger Zeit für Berichte. Belohnungssystem, das niemanden motiviert.

 

Mit welchem Ergebnis?

Schock bei Lena und ihren Kolleg*innen.

 

Ungläubigkeit ob der Ideen. Fassungslosigkeit. Ärger und Wut nicht gefragt worden zu sein. Gefühl der Ungerechtigkeit. Gedanken: “Wie soll ich so einen Tag mit so vielen Patienten gesund überstehen?”, ” Das ist doch nicht mehr qualitativ hochwertige Arbeit”, “Warum nehmen die mir Aufgaben weg, die ich gerne gemacht habe, nur um zu optimieren?” Das Gefühl, es zählt die Meinung der Mitarbeiter*innen nicht, sondern nur der Profit. Erste Gedanken an Jobwechsel stehen im Raum.

Ich bemängele nicht, dass sich in diesen Zeiten alle Gedanken machen müssen, wie sie ihr Geld erwirtschaften und das auch im Gesundheitswesen. Es darf auch gerne um Profit gehen.

Ich frage mich nur: warum geschieht das ÄNDERN nicht im Team?

 

Was wäre bei der Möglichkeit a) vermutlich passiert, wenn das Team einbezogen worden wäre?

• Das Team wäre durch den Prozess noch mehr zusammen gerückt. Es hätte Wertschätzung erfahren, an wichtigen Veränderungen beteiligt zu sein.
• Es hätte eventuell mehr, aber zumindest andere Ideen entwickelt als 3 Chefinnen und ein externer Berater.
• Es hätte Bedenken und Sorgen direkt benennen können.
• Das Team hätte ein Belohnungssystem mit Anreizen die auch attraktiv sind entwickelt.
• Das Team samt Chefinnen wäre im Austausch und im Verhandeln miteinander gewesen.
• Eine erfolgreiche Lösung würde von allen Mitarbeiter*innen besser mitgetragen werden, da sie an dem Prozess der Veränderung beteiligt waren.
• Die gemeinsame Veränderung würde bei Erfolg sogar zu einer stärkeren Bindung an die Praxis führen, da die Identifizierung mit der Praxis größer wird, je mehr die Mitarbeiter*innen an der Entwicklung beteiligt sind.

 

Meine Empfehlung für dich:

• Als Angestellte: Frage dich, wo in deinem Arbeitsumfeld möchtest du mehr an Veränderungsprozessen beteiligt werden?
• Versuche mit deiner Leitung darüber ins Gespräch zu kommen. Vielleicht gelingt es dir, die Vorteile deiner Leitung gegenüber zu vertreten.
• Als Leitung: welche Fragen und Veränderungen liegen in der nahen Zukunft an und woran möchtest du dein Team beteiligen?
• Was hat dich bisher davon abgehalten dein Team in Veränderungsprozesse einzubeziehen?

 

Ich wünsche Lena und ihren Kolleg*innen in Zukunft mehr Beteiligung an Veränderungsprozessen, damit auf Dauer ein gute, zufriedenstellende Team-Arbeit möglich ist.

 

Achte (auf) deine Ressourcen und die deines Teams!

Isabel.

 

Möchtest du mehr über mögliche Veränderungs- und Verbesserungsprozesse in deinem Unternehmen erfahren?

Zum Beispiel mit deinem Team erste Bausteine des Qualitätsmanagements umsetzen? Gerne berate ich dich dazu und begleite dein Team Schritt für Schritt. Ich freue mich über ein persönliches Gespräch mit dir. Schreib mir gerne: arensressource@gmail.com 

 

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Blog-Aussicht

09.11. “Wie geht´s  dir?” – “Möchtest du es wirklich wissen???”