Zeitmanagement – WICHTIG oder nur dringlich?
28. September 2022
Der Papierkram auf deinem Schreibtisch türmt sich höher und höher…
Dein elektronisches Postfach quillt über und schon wieder tauchen 10 neue Nachrichten auf, mit der Kennzeichnung “wichtig” …
Die Kolleg*innen aus der Nachbarabteilung drängeln zur Erledigung ihrer gestrigen Anfragen…
Arzttermine ausmachen, Geburtstage und die dazugehörigen Besorgungen, Wocheneinkauf, die Entscheidung für die Fortbildung, Vergleich der Versicherungen, Auto zur Inspektion, …
Viele verschiedene Aufgaben strömen auf dich ein, egal ob im Beruf oder im Privatleben;
Verschiedene Anforderungen, die deine Aufmerksamkeit und Zeit einfordern;
Menschen, die mal eben eine Entscheidung oder eine Information bei dir einholen;
Da stellt sich die Frage:
Womit fängst du an?
Filtern! Sortieren! Abgrenzen!
Einige Vermutungen, warum dir ein geeignetes Zeitmanagement noch nicht sicher gelingt:
- Du bearbeitest immer zuerst die angenehmen Aufgaben und die unangenehmen Dinge bleiben liegen.
- Du bearbeitest als erstes die Aufgaben, von dem Kollegen, der den meisten Druck macht und immer wieder drängelt.
- Du entscheidest intuitiv, was du jetzt bearbeiten könntest.
- Du arbeitest Schritt für Schritt deine to-do Liste ab.
- Du lenkst dich mit Störreizen ab: neue Nachrichten lesen, ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen im Türrahmen.
- Du hast keinen Überblick darüber wie lange die Aufgaben brauchen und hetzt durch die Arbeit oder
- Du hast keinen Überblick über die Dauer der Aufgabe und gibst ihr die Zeit die sie braucht.
- Du bist hilfsbereit und nimmst gerne die ein oder andere Aufgabe zusätzlich an (um Andere zu entlasten…)
Die Eisenhower-Methode oder ABCD-Methode:
Die Anwendung dieser Methode hilft dir bei der Entscheidung wann eine Aufgabe erledigt werden sollte. Die verschiedenen Aufgaben werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in ein Raster sortiert.
A: wichtig und dringlich: diese Aufgaben sollten zeitnah erledigt werden;
B: wichtig, aber nicht dringlich: Die Aufgaben bedürfen keiner direkten Bearbeitung, sollten jedoch terminiert werden. Aufgaben aus dieser Kategorie werden sonst gerne immer wieder verschoben und im Laufe der Zeit sind sie nicht nur wichtig sondern auch dringlich.
C: dringlich, aber nicht wichtig: diese Aufgaben sollten im besten Fall an jemand anderen delegiert werden.
D: weder wichtig noch dringlich: Hier ist zu überlegen, ob die Aufgaben überhaupt erledigt werden muss…
Meine Empfehlung für dich:
Sortiere: Nimm dir gerade in stressigen Phasen die Zeit und sortiere deine Aufgaben. Das verhindert, dass unwichtige oder nur dringliche Aufgaben erledigt werden!
Überlege: Welche Aufgaben hast du in dieser Woche zu erledigen? Erstelle dir eine to-do Liste.
Entscheide nach der Eisenhower-Methode:
A: Welche dieser Aufgaben sind wichtig und dringlich? Diese solltest du direkt bearbeiten.
B: Welche deiner Aufgaben sind wichtig, aber momentan (noch) nicht dringlich? Terminiere sie, so dass sie nicht in Vergessenheit geraten.
C: Welche deiner Aufgaben sind dringlich, aber nicht wichtig? Ist es notwendig, dass du alle Aufgaben selber erledigst? Wer kann unterstützen? Wen kannst du um Entlastung bitten?
D: Welche Aufgaben kannst du guten Gewissens beiseite schieben und bedürfen keiner weiteren Beachtung? Hier stellt sich dir die Frage: Was passiert, wenn du diese Aufgabe nicht erledigst? Wenn deine Antwort “nichts” ist: Aussortieren!
Dringliche Aufgaben kommen oft in Gestalt einer wichtigen Aufgabe daher –
überprüfe sie zunächst!
Viel Erfolg beim Ausprobieren.
Schreibe mir gern, welche Erfahrungen du bisher mit Zeitmanagement gemacht hast und welche Methoden du als hilfreich empfindest.
Achte (auf) deine Ressourcen,
Isabel.
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05.10. Teil 2 der Blog-Reihe “Meine Ressource”- von Dana Hausmann, Leitung einer Kindertageseinrichtung und freie Traurednerin.
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19.10. Zeitmanagement: Zeiten effektiv planen
